REGULAMIN uczestnictwa
w XIX OGÓLNOPOLSKIEJ KONFERENCJI ZABURZENIA SEKSUALNE – POSTĘPY W LECZENIU

I. Definicje

Pojęcia użyte w niniejszym regulaminie, pisane z dużej litery, mają znaczenie nadane poniżej:

1. Regulamin – niniejszy regulamin, stanowiący treść Umowy o uczestnictwo w Konferencji. 
2. Umowa – umowa o uczestnictwo Uczestnika w Konferencji, zawarta pomiędzy Organizatorem Konferencji a Uczestnikiem zgodnie z postanowieniami Regulaminu. 
3. Konferencja – XIX Ogólnopolska Konferencja Zaburzenia seksualne – postępy w leczeniu, odbywająca się w dniach 17-19 stycznia 2025 roku w Białowieży. 
4. Organizator Merytoryczny – Stowarzyszenie Polskie Towarzystwo Urologiczne z siedzibą w Warszawie, 02-574 Warszawa, ul. Łowicka 19, NIP 5261053127, REGON 010219274, wpisane do Rejestru Stowarzyszeń przez Sąd Rejonowy dla  m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000128783
5. Organizator Wykonawczy - ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, 31-131 Kraków, ul. Garbarska 13/3, NIP 675-144- 18-83, REGON 121417864, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000372884, o kapitale zakładowym w wysokości: 58 000,00 zł, strona umowy o uczestnictwo w Konferencji. 
6. Uczestnik – uczestnik Konferencji.
7. Biuro Konferencji – biuro uruchomione podczas trwania Konferencji w miejscu jego odbywania się.
8. RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
9. Konsument:
   1. osoba fizyczna, dokonująca z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową,
   2. osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez nią działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. 

II. Program Konferencji

1. Przewidywane założenia programowe Konferencji dostępne są pod adresem www https://bialowieza.edu.pl/. Szczegółowy program Konferencji zostanie udostępniony do dnia 15.12.2024 roku. Program Konferencji przygotowuje Organizator Merytoryczny.
2. Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość dokonania, z ważnych przyczyn, zmiany programu Konferencji ustalonych po dniu 15.12.2024 roku, o czym Uczestnicy zostaną poinformowani poprzez e-mail.
3. Przez ważne przyczyny, o których mowa powyżej, należy rozumieć okoliczności, za które  Organizator Merytoryczny ani Organizator Wykonawczy nie ponoszą odpowiedzialności, a które uniemożliwiają lub utrudniają przeprowadzenie Konferencji zgodnie z pierwotnymi założeniami (w szczególności choroba prelegentów).
4. Zmieniając program z przyczyn wskazanych powyżej Organizator dołoży starań, aby nowy program był na nie niższym merytorycznie poziomie, co przed dokonaniem zmiany, a także aby zmienione elementy programu były o tematyce możliwie najbliższej jego pierwotnej wersji.

III. Zawarcie Umowy - rejestracja uczestnictwa w Konferencji 

1. Stroną Umowy o uczestnictwo w Konferencji jest Uczestnik. 
2. Zawarcie Umowy (rejestracja) następuje przez wypełnienie formularza online poprzez system rejestracji online, dostępny na stronie internetowej https://bialowieza.edu.pl/
3. Z zastrzeżeniem ust. 4 poniżej, termin dokonania rejestracji dla uczestników biorących  udział w Konferencji upływa w dniu 05.01.2025 roku. 
4. Do wzięcia udziału w Konferencji, uprawnionych jest wyłącznie pierwszych 100 Uczestników, o czym decyduje kolejność wpływu opłat konferencyjnych na rachunek bankowy Organizatora. W przypadku wyczerpania miejsc na udział przed dniem wskazanym w ust. 3 powyżej, Organizator ma prawo wstrzymania dalszej rejestracji i zamknięcia listy uczestników.
5. Po upływie terminu, wskazanego w ust. 3 powyżej, w zależności od dostępności miejsc, będzie można zgłosić swoje uczestnictwo jedynie jeżeli Organizator Konferencji każdorazowo indywidualnie wyrazi zgodę na dokonanie zgłoszenia w inny sposób. Wyrażenie zgody na dokonanie zgłoszenia w inny sposób może nastąpić, w szczególności, poprzez potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. 
6. Udział w Konferencji możliwy jest po dokonaniu opłaty określonej w pkt. IV Regulaminu.
7. Zgłoszenie udziału w Konferencji dokonane w sposób niezgodny z Regulaminem może nie zostać przyjęte. 
8. Do wstępu na Konferencji upoważnione będą jedynie osoby posiadające identyfikatory konferencyjne, otrzymane od Organizatora Wykonawczego Konferencji, po dokonaniu rejestracji oraz uiszczeniu opłaty konferencyjnej. 
9. Rejestracja Uczestników stacjonarnych (odbiór materiałów konferencyjnych) podczas Konferencji możliwa jest w godzinach działania Biura Konferencji.
10. Biuro Konferencji będzie czynne dla Uczestników:
    1. piątek, 17 stycznia w godzinach 16.00-19.00
    2. sobota, 18 stycznia w godzinach 8.30 – 17.00 

IV. Opłaty – wysokość i zakres

1. Wysokość opłaty za uczestnictwo w Konferencji dostępna jest na stronie https://bialowieza.edu.pl/. 
2. Zakres opłaty w Konferencji OBEJMUJE:
   • udział w sesjach wykładowych, 
   • materiały konferencyjne,
   • udział w wystawie medycznej,
   • w dniu 17 stycznia 2024 roku – kolację w formie bufetu 
   • w dniu 18 stycznia 2024 roku – śniadanie, przerwę kawową, lunch serwowany, uroczystą kolację
   • w dniu 19 stycznia 2024 roku – śniadanie 
   • zakwaterowanie w pokojach 2-osobowych w terminie 17-19 stycznia 2024 (dwie doby)
   • certyfikat uczestnictwa 
3. Opłaty można dokonać:
   1. w formie przelewu bankowego (ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o., mBank S.A. 70 1140 1081 0000 2164 4100 1009 z dopiskiem "Konferencja" oraz imieniem i nazwiskiem osoby, za którą dokonywana jest wpłata), 
   2. w formie przekazu pocztowego,
   3. płatnością online za pomocą karty płatniczej (obsługiwaną przez firmę Przelewy24) 
      1. Visa Electron
      2. MasterCard
      3. Maestro
      4. MasterCard Electronic
      5. szybkim przelewem online (obsługiwanym przez firmę Przelewy24.)
         
         PODCZAS KONFERENCJI ISTNIEJE MOŻLIWOŚĆ OPŁACENIA UCZESTNICTWA ZA POMOCĄ KARTY PŁATNICZEJ 
         
         W przypadku formy płatności przez tradycyjny przelew bankowy Uczestnik zobowiązany jest do dokonania zapłaty w terminie 3 dni od zawarcia Umowy (dokonania rejestracji w systemie rejestracji online), a także do niezwłocznego przesłania potwierdzenia jej dokonania pocztą e-mail na adres kontakt@rodzinni.edu.pl. W przypadku płatności online za pomocą karty płatniczej oraz szybkiego przelewu online (obsługiwanych przez firmę Przelewy24) płatności dokonuje się z chwilą rejestracji. 
          
4. W przypadku niewniesienia opłaty lub wniesienia opłaty w niższej wysokości niż wymagana, Uczestnik zostanie wezwany do zapłaty, a w przypadku niedokonania lub nieuzupełnienia opłaty Organizator Wykonawczy Konferencji uprawniony będzie, według swojego wyboru, do anulowania zgłoszenia (odstąpienia od Umowy) w terminie do 31.12.2024 roku lub do dochodzenia zapłaty na zasadach przewidzianych w przepisach prawa. Jeżeli Uczestnik dokonał jakiejkolwiek wpłaty, w przypadku anulowania zgłoszenia zostanie mu ona zwrócona na rachunek bankowy, z którego został wykonany przelew, z potrąceniem kwoty w wysokości 20% wpłaty. W przypadku Konsumentów wszelkie rozliczenia, o których mowa w niniejszym ustępie, zostaną dokonane na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa z uwzględnieniem przepisów mających zastosowanie do umów z konsumentami.
5. Wysokość opłaty ustala się na dzień dokonania jej wpłaty w pełnej wysokości, nie zaś na dzień wypełnienia formularza rejestracyjnego. 
6. Dane do faktury VAT podane w formularzu podczas rejestracji są ostateczne. Faktura VAT za uczestnictwo zostanie wystawiona zgodnie z podanymi danymi. W przypadku zmiany podmiotu finansującego udział Uczestnika w Konferencji, tj. zwrotu Uczestnikowi dokonanej opłaty w związku z pokryciem tej opłaty na rzecz Uczestnika przez osobę trzecią, Organizator Wykonawczy zwraca Uczestnikowi wniesioną opłatę pomniejszoną o 20% (która to kwota pokrywa czynności administracyjne związane z dokonywaną zmianą). Zwrot opłaty zostanie dokonany po zaksięgowaniu na rachunku bankowym Organizatora Wykonawczego opłaty za uczestnictwo w Konferencji dokonanej przez osobę trzecią. Postanowienie powyżej nie dotyczy Konsumentów, w stosunku do których rozliczenie zwrotu wpłaconych opłat nastąpi na podstawie ogólnych zasad powszechnie obowiązującego w Polsce prawa.

V. Rezygnacja z uczestnictwa w Konferencji

1. Uczestnik Konferencji ma prawo odstąpić od Umowy bez podawania przyczyny na zasadach opisanych poniżej.
2. Z uwzględnieniem ust. 3 poniżej, w przypadku oświadczenia o odstąpieniu od Umowy otrzymanego przez Organizatora:
   1. Do 31.12.2024 roku., Uczestnik otrzyma zwrot 80% z pełnej opłaty konferencyjnej,
   2. po 31.12.2024 roku Uczestnik nie będzie uprawniony do otrzymania zwrotu jakiejkolwiek części opłaty konferencyjnej. 
      
      Postanowienia pkt 2.1 oraz pkt 2.2 nie dotyczą Konsumentów, w stosunku do których rozliczenie zwrotu wpłaconych opłat nastąpi na podstawie ogólnych zasad powszechnie obowiązującego w Polsce prawa, z zastrzeżeniem ust. 3 poniżej. 
       
3. W przypadku Uczestników będących Konsumentami, zawierających Umowę na odległość, przysługuje im, niezależnie od prawa przyznanego w ust. 2 powyżej, prawo do odstąpienia od Umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia bez podania przyczyny. W przypadku skorzystania z tego prawa przez Konsumenta Umowę uważa się za niezawartą, a opłata wniesiona przez Konsumenta zostanie mu w całości zwrócona (z wyjątkiem sytuacji wskazanych w Regulaminie) niezwłocznie, a w każdym przypadku nie później niż 14 dni od dnia, w którym Organizator Wykonawczy został poinformowany o wykonaniu prawa odstąpienia od Umowy. Zwrot płatności zostanie dokonany przy użyciu takich samych sposobów płatności, jakie zostały przez Konsumenta użyte w pierwotnej transakcji, chyba że wyraźnie zgodził się on na inne rozwiązanie; w żadnym jednak przypadku nie zostaną naliczone żadne opłaty w związku z tym zwrotem. W celu odstąpienia od Umowy Konsument może skorzystać z wzoru oświadczenia o odstąpieniu, stanowiącego Załącznik nr 1 do Regulaminu (jednak nie jest to obowiązkowe). 
4. Prawo odstąpienia od Umowy, o którym mowa w ust. 3 powyżej, nie przysługuje Konsumentowi, jeżeli Organizator wykonał w pełni usługę za wyraźną i uprzednią zgodą Konsumenta, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po spełnieniu świadczenia przez Organizatora Wykonawczego utraci prawo odstąpienia od umowy, i przyjął to do wiadomości. Jeżeli Konsument wykonał prawo odstąpienia od Umowy po zgłoszeniu ww. żądania (ale przed wykonaniem usługi w całości), ma obowiązek zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia od umowy. Kwotę zapłaty oblicza się proporcjonalnie do zakresu spełnionego świadczenia, z uwzględnieniem wskazanej w Umowie opłaty konferencyjnej.
5. Poza prawem do odstąpienia od Umowy, wskazanym w ust. 2 i 3 powyżej, wyłącza się, w zakresie dopuszczalnym przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa, możliwość jednostronnego rozwiązania w jakikolwiek sposób Umowy przez  Uczestnika Konferencji.
6. Oświadczenie o odstąpieniu od Umowy powinno zostać przesłane w dowolnej  formie, m.in.:
   1. wiadomości e-mail na adres biuro@zizce.edu.pl (e-mail zawierający rezygnację powinien zostać przesłany z adresu e-mail wskazanego podczas rejestracji lub potwierdzać  w inny sposób tożsamość Uczestnika Konferencji,
   2. listownie na adres Organizatora (pod uwagę brana będzie data otrzymania oświadczenia przez Organizatora, powyższe nie dotyczy uprawnienia Konsumentów z ust. 3, w którym to przypadku liczy się data nadania oświadczenia przed upływem terminu do odstąpienia od umowy).
7. Opłaty będą zwracane:
   1. w przypadku przelewu bankowego i szybkiego przelewu online - na rachunek bankowy, wskazany przez Uczestnika,   
   2. w przypadku karty kredytowej - wyłącznie na kartę użytą podczas płatności. 

VI. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych Uczestnika jest ZIZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie przy ul. Garbarskiej 13/3, 31-131 Kraków wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000372884, NIP 6751441883, REGON 121417864, kapitał zakładowy 58.000,00 złotych 
2. Dane osobowe przetwarzane są na opisanych poniżej zasadach.
   1. Z Administratorem danych osobowych można skontaktować się pod podanym adresem e-mail: biuro@zizce.edu.pl
   2. Podanie danych osobowych zawartych w formularzu rejestracyjnym jest dobrowolne, ale niezbędne do uczestnictwa w Konferencji.
   3. Wyrażenie zgód na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych jest dobrowolne.
   4. Podane dane osobowe będą przetwarzane w celu:
      1. wzięcia udziału w Konferencji (w tym założenia konta online przez Uczestników online), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO; 
      2. wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (rozliczenia podatkowe), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO; 
      3. realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych osobowych, w szczególności dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
      4. marketingu bezpośredniego usług własnych Administratora danych osobowych lub podmiotów trzecich, jednakże tylko w przypadku wyrażenia przez Uczestnika podczas rejestracji odrębnych zgód w tym zakresie (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO);
3. Dane osobowe Uczestnika będą udostępnione:
   1. podwykonawcom Organizatora Wykonawczego na potrzeby realizacji Konferencji, w tym usług podwykonawcy dostarczającego system rejestracji online, służący rejestracji uczestnictwa w Konferencji (Mobile Madness Sp. z o.o., ul. Jana Twardowskiego 3 / 35, 35-302 Rzeszów, KRS 0000709762, REGON 368993527, NIP 813-376-58-46) , Przelewy24 (PayPro S.A. ul. Kanclerska 15, 60-327 Poznań, NIP 779-236-98-87, REGON 301345068) w przypadku płatności za jej pośrednictwem, a także obsługi księgowej, prawnej lub informatycznej Organizatora,
   2. w przypadku wyrażenia przez Uczestnika podczas rejestracji stosownych zgód w zakresie marketingu, dane mogą być udostępnione w zależności od zakresu udzielonej zgody innym podmiotom współpracującym z ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, których działalność związana jest z branżą medyczną lub farmaceutyczną.
4. Dane osobowe przetwarzane:
   1. w celu udziału w Konferencji będą przetwarzane przez czas realizacji Konferencji, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych, a także przez okres wymagany przepisami podatkowymi,
   2. w przypadku wyrażenia zgody na działania marketingowe – do czasu jej odwołania, nie dłużej jednak niż przez 6 lat.
5. Uczestnikowi przysługuje, w zakresie i na zasadach określonych w RODO, prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
6. W przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, można wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Dane osobowe Uczestnika nie będą przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.
8. Dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

VII. Odpowiedzialność

1. Uczestnicy zobowiązują się do przestrzegania przepisów ppoż. oraz BHP.
2. Uczestnicy odpowiadają za swoje rzeczy w miejscu Konferencji. 
3. Uczestnicy zobowiązani będą do naprawienia wyrządzonej szkody na zasadach ogólnych, określonych przepisami prawa.
4. Organizator Wykonawczy ponosi wobec Uczestnika odpowiedzialność za zgodność z Umową realizacji Konferencji. Zasady odpowiedzialności regulują przepisy Kodeksu cywilnego oraz, w odniesieniu do Konsumentów, ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.

VIII. Zmiana zasad organizacji Konferencji

1. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany zasad organizacji Konferencji lub jego odwołania w związku z siłą wyższą, (w szczególności działań związanych ze strefą buforową przy granicy z Białorusią). 
2. Organizator zawiadomi Uczestników o zmianie zasad organizacji Konferencji za pośrednictwem poczty e-mail, na adres wskazany podczas rejestracji, a także poprzez umieszczenie ogłoszenia na stronie internetowej https://bialowieza.edu.pl/. 
3. W przypadku odwołania Konferencji opłata konferencyjna Uczestników zostanie zwrócona.

IX. Postanowienia końcowe

1. W przypadku ewentualnego sporu sądem właściwym dla jego rozstrzygnięcia będzie sąd właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora Wykonawczego. W przypadku Konsumentów obowiązują zasady ogólne.
2. W przypadku ewentualnych pytań lub reklamacji należy skontaktować się z Organizatorem Wykonawczym Konferencji pod adresem e-mail: biuro@zizce.edu.pl lub telefonicznie +48 12 422-09-20
3. W przypadku składania reklamacji należy szczegółowo opisać zastrzeżenia. Reklamacje będą rozpatrywane przez Organizatora niezwłocznie, nie później  jednak niż w ciągu 14 dni od otrzymania kompletnych informacji niezbędnych do rozpatrzenia sprawy. 
4. W przypadku powstania ewentualnego sporu pomiędzy Organizatorem Wykonawczym a Konsumentem wynikłego z Umowy, Organizator może ewentualnie wyrazić zgodę na rozwiązanie go w sposób polubowny, każdorazowo określony przez jego strony.
5. Zasady pozasądowego rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń dostępne są na stronach internetowych powiatowych (miejskich) rzeczników konsumentów, organizacji społecznych, do których zadań statutowych należy ochrona konsumentów, wojewódzkich inspektoratów inspekcji handlowej oraz pod następującymi adresami internetowymi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów: https://uokik.gov.pl/pozasadowe_rozwiazywanie_sporow_konsumenckich.php 

Załącznik nr 1 Wzór formularza odstąpienia od umowy 
(formularz ten należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy) 

ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o.
z siedzibą w Krakowie
31-131 Kraków, ul. Garbarska 13/3
Adres e-mail: biuro@zizce.edu.pl

Ja, niżej podpisana/y ____________________ niniejszym informuję o moim odstąpieniu od umowy uczestnictwa w ______________________.
Informuję, że ww. Umowę zawarłam/ - em w dniu (data dokonania zgłoszenia) _____________________

_________________________
imię i nazwisko 
_________________________
adres
_________________________
data
_________________________
podpis (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej)